Процессы принятия решений

В любой организации существуют правила работы с документами, которые могут быть зафиксированы или нет в виде регламента (или положения). Регламент определяет, что происходит с документом на разных этапах его жизненного цикла:

  • кто и как создает проект управленческого документа;
  • кто и в какие сроки его согласует или визирует;
  • кто может документ одобрить, подписать, зарегистрировать;
  • как документ исполняется и контролируется.

При автоматизации регламент реализуется в виде электронного административного регламента (ЭАРа). В «Логика ECM. СЭД» (СЭД БОСС-Референт) электронный регламент называется «процессом принятия решений» (например, «процесс принятия решения по договору» или «процесс принятия решения по служебной записке»).

Процесс принятия решения

В системе «Логика ECM. СЭД» (СЭД БОСС-Референт) согласование документов происходит в рамках «Процесса принятия решения». Таких процессов в системе может существовать множество для различных типов документов. По своей сути «Процесс принятия решения» представляет собой электронный регламент или автоматизированный бизнес-процесс. Свойства процесса определяются двумя его элементами: карточкой документа и маршрутом движения документа.

«Процесс принятия решения» настраивается для типа документов (например, для договора, приказа). Все типы документов могут проходить согласование в одном модуле, либо для каждого типа документов могут быть настроены отдельные модули.

«Логика ECM. СЭД» (СЭД БОСС-Референт) обеспечивает автоматизацию приведенных ниже функций при работе со следующими документами:

Организационно-распорядительный документ (Рабочий процесс в БД Принятие решений)
  • создание проекта документа;
  • задание/изменение списка согласующих;
  • запрос на резервирование, резервирование и отмена зарезервированного регистрационного номера;
  • отправка организационно-распорядительного документа (ОРД) по маршруту;
  • возврат ОРД на доработку Исполнителем и повторная отправка по маршруту;
  • согласование ОРД – возврат на доработку;
  • доступ к ОРД;
  • согласование ОРД – ошибочно направлен;
  • поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений;
  • согласование ОРД – дополнительное согласование (отправка и отзыв с дополнительного согласования);
  • согласование ОРД – согласование с замечаниями;
  • обработка замечаний по ОРД;
  • поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений;
  • подписание ОРД – возврат на доработку;
  • доработка ОРД;
  • подписание ОРД;
  • утверждение ОРД – возврат на доработку;
  • утверждение ОРД;
  • регистрация ОРД – отправка на регистрацию другому регистратору;
  • регистрация ОРД;
  • ознакомление с ОРД;
  • рассылка ОРД;
  • обновление ИО и ДЛ для текущего Согласующего ОРД (на этапе согласования), текущего Подписанта (на этапе подписания), Утверждающего (на этапе утверждения), а также Исполнителя (на этапе доработки/обработки замечаний);
  • отмена ОРД;
  • направление в архив.
Служебная Записка (Рабочий процесс в БД Принятие решений)
  • создание проекта документа;
  • построение регламента, изменение в ходе его использования (задание/изменение списка согласующих);
  • отправка служебной записки (СЗ) по маршруту;
  • возврат СЗ на доработку Исполнителем и повторная отправка по маршруту;
  • согласование СЗ – возврат на доработку;
  • доработка СЗ;
  • доступ к СЗ;
  • согласование СЗ – ошибочно направлен;
  • поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений;
  • согласование СЗ – дополнительное согласование (отправка и отзыв с дополнительного согласования);
  • согласование СЗ – согласование с замечаниями;
  • обработка замечаний по СЗ;
  • поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений;
  • подписание СЗ – возврат на доработку;
  • подписание СЗ;
  • принятие СЗ Адресатами;
  • формирование ответа-комментария Адресатом;
  • обновление ИО и ДЛ для текущего Согласующего СЗ (на этапе согласования), текущего Подписанта (на этапе подписания), а также Исполнителя (на этапе доработки/обработки замечаний);
  • Направление в архив.
Служебная Заявка (Рабочий процесс в БД Принятие решений)
  • создание проекта документа;
  • построение регламента, изменение в ходе его использования (задание/изменение списка согласующих);
  • отправка Заявки по маршруту;
  • возврат Заявки на доработку Исполнителем и повторная отправка по маршруту;
  • согласование Заявки – возврат на доработку;
  • доработка Заявки;
  • доступ к Заявке;
  • согласование Заявки – ошибочно направлен;
  • поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений;
  • согласование Заявки – дополнительное согласование (отправка и отзыв с дополнительного согласования);
  • согласование Заявки – согласование с замечаниями;
  • обработка замечаний по Заявке;
  • поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений;
  • утверждение Заявки – возврат на доработку;
  • утверждение Заявки;
  • обновление исполняющего обязанности (ИО) и делегированного лица (ДЛ) для текущего Согласующего Заявки (на этапе согласования), текущего Утверждающего (на этапе утверждения), а также Исполнителя (на этапе доработки/обработки замечаний);
  • направление в архив.
Договор (Рабочий процесс в БД Принятие решений)
  • создание проекта документа;
  • построение регламента, изменение в ходе его использования (задание/изменение списка согласующих);
  • запрос на резервирование, резервирование и отмена зарезервированного регистрационного номера;
  • отправка Договора по маршруту;
  • возврат Договора на доработку Исполнителем и повторная отправка по маршруту;
  • согласование Договора – возврат на доработку;
  • доработка Договора;
  • доступ к Договору;
  • согласование Договора – ошибочно направлен;
  • поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений;
  • согласование Договора – дополнительное согласование (отправка и отзыв с дополнительного согласования);
  • согласование Договора – согласование с замечаниями;
  • обработка замечаний по Договору;
  • поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений;
  • подписание Договора – возврат на доработку;
  • подписание Договора;
  • регистрация Договора – отправка на регистрацию другому регистратору;
  • регистрация Договора;
  • подписание Договора у контрагента – возврат на доработку;
  • доработка Договора;
  • подписание Договора у контрагента;
  • передача Договора в Канцелярию;
  • обновление ИО и ДЛ для текущего Согласующего Договора (на этапе согласования), текущего Подписанта (на этапе подписания), Ответственного (на этапе подписания у контрагента), а также Исполнителя (на этапе доработки/обработки замечаний);
  • направление в архив.
Входящая корреспонденция (Рабочий процесс в БД Канцелярия+)
  • регистрация Входящего документа;
  • пересылка Входящего документа в другую БД Канцелярия+;
  • отправка на рассмотрение;
  • доступ к Входящему документу;
  • рассмотрение Входящего документа;
  • отправка Входящего документа на ознакомление;
  • отправка Входящего документа в дело;
  • обновление ИО и ДЛ для текущего Рассматривающего (на этапе рассмотрения);
  • направление в архив.
Исходящая корреспонденция (Рабочий процесс в БД Канцелярия+)
  • создание проекта документа;
  • построение регламента, изменение в ходе его использования (задание/изменение списка согласующих);
  • запрос на резервирование, резервирование и отмена зарезервированного регистрационного номера;
  • отправка Исходящего документа по маршруту;
  • возврат Исходящего документа на доработку Исполнителем и повторная отправка по маршруту;
  • согласование Исходящего документа – возврат на доработку;
  • доработка Исходящего документа;
  • доступ к Исходящему документу;
  • согласование Исходящего документа – ошибочно направлен;
  • согласование Исходящего документа – дополнительное согласование (отправка и отзыв с дополнительного согласования);
  • согласование Исходящего документа – согласование с замечаниями;
  • обработка замечаний по Исходящему документу;
  • подписание Исходящего документа – возврат на доработку;
  • подписание Исходящего документа;
  • регистрация Исходящего документа – отправка на регистрацию другому регистратору;
  • регистрация Исходящего документа;
  • отправка Исходящего документа по электронной почте;
  • отправка Исходящего документа в БД Канцелярия+ выбранных адресатов;
  • обновление ИО и ДЛ для текущего Согласующего Исходящего документа (на этапе согласования), текущего Подписанта (на этапе подписания), а также Исполнителя (на этапе доработки/обработки замечаний);
  • направление в архив.
Поручения (Проверка рабочего процесса документов БД Поручения)
  • формирование Поручения;
  • отправка Поручения на исполнение;
  • доступ к Поручению;
  • смена Ответственного исполнителя Поручения;
  • изменение срока исполнения Автором/Контролером Поручения;
  • принятие Поручения на исполнение;
  • запрос на перенос сроков исполнения Ответственным исполнителем Поручения, утверждение/отклонение запроса;
  • контроль сроков и работ по выполнению поручений;
  • подготовка промежуточного отчета об исполнении поручения;
  • подготовка финального отчета Ответственным исполнителем;
  • контроль исполнения Поручения – возврат на исполнение;
  • доработка отчета об исполнении Поручения;
  • контроль исполнения Поручения – снятие с контроля;
  • отмена поручения;
  • направление в архив;
  • быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям.

«Логика ECM. СЭД» (СЭД БОСС-Референт) осуществляет поддержку сложных организационных структур организаций:

  • ведение данных о подчиненных компаниях;
  • ведение данных о подразделениях и сотрудниках организаций.