Архитектура системы. Функциональные модули

Функциональные модули «Логика ECM. СЭД» (СЭД БОСС-Референт) предназначены для обработки управленческой информации и принятия решений.

Модуль «Канцелярия»

Обеспечивает полный цикл работы организации с входящими и исходящими документами. Позволяет осуществлять контроль, учет и регистрацию корреспонденции.

После того, как работа с документами завершается, они перемещаются в модуль «Архив Канцелярии», при этом доступны гибкая настройка автоматического архивирования и поиск документов по всем модулям, включая архивные.

Функциональные возможности базы данных «Канцелярия»
  • Ввод электронных документов. При этом могут использоваться шаблоны, готовые документы, созданные в других приложениях (Microsoft Word, Excel, PowerPoint и т.д.), отсканированные образы бумажных оригиналов.
  • Регистрация корреспонденции с автоматической или полуавтоматической нумерацией.
  • Резервирование номеров для исходящих документов.
  • Отправка документов на рассмотрение и исполнение, списание в дело.
  • Создание поручений по документам.
  • Печать контрольных карточек (в том числе по шаблонам, подготовленным в Microsoft Word) и карточек резолюций.
  • Ведение нескольких канцелярий с возможностью пересылки документов из одной канцелярии в другую.
  • Поиск документов по различным параметрам, заданным пользователем. Если система включает несколько баз данных «Канцелярия», то поиск может вестись как по всем базам данных, так и по каждой в отдельности.

Модуль «Принятие решений»

Предназначен для автоматизации бизнес-процессов, которые реализуются в системе в виде «Процессов принятия решений», формирующихся из двух обязательных элементов: карточки документа и маршрута движения документа. В поставку системы входят преднастроенные «процессы принятия решения» для типовых документов (договоров, организационно-распорядительных документов, проектов исходящих документов, служебных записок, заявок). Процессы для специализированных документов (например, кредитных заявок) могут быть быстро настроены дополнительно.

После того, как работа с документами завершается, они перемещаются в модуль «Архив Принятия решений», при этом доступны гибкая настройка автоматического архивирования и поиск документов по всем модулям, включая архивные.

Функциональные возможности базы данных «Принятие решений».
  • Создание и хранение документов/проектов документов. При этом могут использоваться шаблоны, готовые документы, созданные в других приложениях (Microsoft Word, Excel, PowerPoint и т.д.), отсканированные образы бумажных оригиналов.
  • Обработка документов в соответствии с предопределенными процессами, которые могут включать такие стадии, как подготовка, согласование, визирование, подписание, утверждение документов.
  • Контроль движения документов.
  • Автоматическая и ручная регистрация документов.
  • Резервирование номеров для договоров, проектов исходящих и организационно-распорядительных документов.
  • Поддержка работы с листами ознакомления и списками рассылки.
  • Формирование поручений по документам и контроль их исполнения.
  • Создание отдельных модулей для каждого типа документов (например, модуль «Принятие решений по договорам», модуль «Принятие решений по организационно распорядительным документам», и т.д.).
  • Поиск документов по различным параметрам, заданным пользователем. Если система включает несколько баз данных «Принятие решений», то поиск может вестись как по всем базам данных, так и по каждой в отдельности.

Модуль «Поручения»

Позволяет в масштабах всей организации ставить задачи сотрудникам посредством создания поручений по документам или независимых поручений и отслеживать их выполнение. Предоставляет возможность формировать связанные поручения, образующие «дерево» поручений, и контролировать их выполнение.

Поручения могут выдавать руководители всех уровней. Исполнители могут сохранять отчеты о проделанной работе в модуле «Поручения». Модуль тесно связан с другими базами системы – «Принятие решений» и «Канцелярия». Поручения могут создаваться как в самой базе данных «Поручения», так и в других модулях системы («Принятие решений», «Канцелярия»), при этом все поручения хранятся в модуле «Поручения».

Функциональные возможности базы данных Поручения

  • Подготовка проекта поручения.
  • Отражение в системе сведений о ходе исполнения поручения.
  • Автоматическое оповещение об истечении срока исполнения поручения и о выполнении поручения.
  • Изменение срока исполнения поручения и ответственного исполнителя поручения.
  • Возврат поручения на доработку.
  • Утверждение результатов выполнения поручений.